Подготовку к презентации или другому устному выступлению – докладу, лекции – условно можно разделить на этапы.
Этап #1. Правильная формулировка темы
Прежде всего, необходимо правильно выбрать тему выступления. Ошибка на данном этапе доходчиво показывается в фильме «Месяц длинных дней», когда главный герой на вопрос о его отсутствии на лекции ответил: «Не был, потому что название отпугнуло – Аутогенная тренировка». Название темы выступления действительно играет значимую роль в том, какова численность слушателей захочет посетить и послушать это выступление, – оно должно быть понятным и доступным для зрителя, порой немного интригующим. Следует избегать в названиях научных терминов, если они могут быть незнакомы большинству слушателям, а также не употреблять в названиях общие фразы. Конкретика в названии темы обязательна: название выступления «Профилактика гриппа» более информативна, чем просто «Грипп», к примеру.
Этап #2. Цель презентации
Необходимо чётко определить цель выступления – например, убедить слушателя в чём-либо или только проинформировать и проинструктировать. Следует также чётко продумать, какова реакция должна последовать за выступлением. Очень важны такие нюансы, как продолжительность выступления (сильно длинные могут изрядно утомить зрителя), его содержание и разнообразие источников информации при подготовке материала.
Этап #3. Какими будут выводы?
Многие ораторы рекомендуют продумывать своё выступление с конца. Считается, что завершающая часть выступления должна быть более насыщенной, но в тоже время лёгкой для восприятия, т.к. за время выступления слушатель может устать. Здесь можно рассказать о выводах, исходящих из текста: в информационных докладах – ещё раз напомнить об объекте, о котором шла речь, в научных – о преимуществах того или иного метода. Желательно, чтобы в завершении доклада присутствовала эмоциональность в зависимости от темы – правильная направленность эмоций побудит слушателя к нужному действию. А публичные выступления всё чаще своей целью несут именно действие слушателя: внимание – интерес – решение – действие, – вот идеальная последовательность реакции публики!
Этап #4. Первые 3 минуты выступления
Разумеется, следует детально продумать и начало выступления, особенно его первые 3 минуты, когда слушатель или заинтересовывается, или наоборот – отвлекается на время всего оставшегося доклада. Достойное начало порой придаёт силы не совсем опытному оратору, вызывая преждевременное уважение публики. Начальный материал должен ответить на вопрос слушателя: «Зачем я здесь и что даст мне услышанный материал?».
Этап #5. Как вы будете себя вести?
Выступающему следует продумать своё поведение, что должно быть в меру раскованным и располагающим, и определить свою позицию при выступлении. Не следует лицемерить и казаться совершенно иным, чем на самом деле. Оцените своё чувство юмора, – качественный юмор порой помогает выходить из затруднительных ситуаций. Ни в коем случае нельзя извиняться за недостаточную подготовку и недостаток знаний. Даже если выступление позволено читать, начальную его часть следует проговорить, чтобы изначально наладить с аудиторией необходимый визуальный контакт.
Этап #6. Основная часть
Работая над содержанием основной части, следует построить её в чёткой последовательности согласно содержанию: хронологической последовательности, перечислением тех или иных критериев, признаков. Очень эффективно действует метод сравнения и приём контраста, когда сравниваются преимущества, свойства, признаки. Следует пару раз пересмотреть подготовленный материал и при необходимости сократить его сжатием, подготовив запасной вариант речи.
Профессиональный оратор своим выступлением способен вызвать всплеск эмоций у аудитории, предоставив слушателю живой, возбуждающий рассказ. В помощь здесь могут прийти как различные серьёзные, но интригующе факты, так и лёгкие откровения. Очень часто заинтересовать публику можно визуальными средствами, реальными историями из жизни и что самое главное – запланированными вопросами слушателям. Доказано что визуальные материалы и выступления в форме диалогов повышают восприятие информации на 40% и стимулируют доверие и интерес к теме.
Этап #7. Ориентируемся на целевую аудиторию
Следующим этапом в подготовке к публичному выступлению является ориентация на аудиторию. Следует чётко определить возраст предстоящей публики, их цель визита на выступление, интересы; быть может, соответствующие материалу знания. Учитывая все вышеперечисленные критерии, можно установить более тесный и прочный контакт с аудиторией.
Этап #8. Подготовка к выступлению
При подготовке следует использовать все известные методы разделения материала на части, тезисное оформление текста, заметки. При непосредственном выступлении следует как можно реже обращаться к так называемым черновикам, но использовать неброские карточки для подсказок с ключевыми словами иногда всё же имеет смысл.
Лучшим выступлением считается речь в живой и спонтанной манере исполнения. Эту спонтанность также можно подготовить, уделив внимание всем возможным вопросам аудитории и соответствующим на них ответам и также разнообразной направленности ведения выступления. Разумеется, здесь обращение к карточкам подсказкам несколько неуместно, так как спонтанность сразу же сойдёт на нет.
Следует тщательно выучить материал. Эффективное запоминание текста имеет множество методов и способов, однако использование этих методов достаточно индивидуально. Для одного лучшим помощником в запоминании текста будут визуальные подсказки, для другого – объединение текста при помощи логических последовательностей и тезисов.
Следует отдать должное важности повторения подготовленного материала. Повторение текста является обязательным. Оно позволяет тем самым отрепетировать интонацию, паузы, манеру исполнения, проверить свои знания, так как репетиция предстоящего выступления служит своеобразной практикой презентации.
Для того чтобы рационально использовать время, следует воспользоваться методом А. Линкольна, который в идеале должен войти в привычку. Он считал, что удачную речь невозможно подготовить и продумать за 30 минут, словно испечь пирог. Кроме того, её нельзя написать по заказу, она должна созреть. Предстоящую речь следует обдумывать постоянно, не забывая о ней ни ночью, ни днём, так как основные идеи порой могут прийти в совершенно отвлечённой обстановке – в ванной или за завтраком. Следует обсуждать материал с близкими и друзьями, постоянно задавая вопросы, как собеседникам, так и себе лично. Все мысли следует конспектировать, и вместе с тем, продолжать неутомимо думать о главных вопросах предстоящего выступления, о цели и нюансах материала. Именно такой тщательный подход гарантирует успех выступления и непоколебимость выступающего.
Многие ораторы при тренировке и подготовке обращают внимание на опыт и манеру исполнения известных ораторов, которые в дальнейшем берут за основу, – их стилистику, интонацию, различные средства по повышению уверенности и выразительности речи.
Лишь тщательная тренировка и подготовка к выступлению сделают его успешным, эффективным и приятным как для оратора, так и для его аудитории!
Успешных вам выступлений!
